Leitfaden Mobile Working im Betrieb

Mobile Working, Home-Office oder auch Telearbeit, bietet Betrieben die Möglichkeit, die Arbeit ihre Mitarbeiter*innen flexibler zu gestalten und in Krisenzeiten agiler zu handeln. Zudem stellt die Option auf mobile Arbeit ein gutes Mittel zum Employerbranding, denn besonders jüngere Generationen schätzen die größere Flexibilität. Hingegen benötigen ältere Generationen oder weniger technikaffine Mitarbeiter*innen viel Einfühlungsvermögen und ausreichend Unterstützung ihrer Führungskräfte.

Die Umsetzung im eigenen Betrieb stellt Führungskräfte, neben den rechtlichen Hintergründen, aber vor große Herausforderungen. Mit diesem Leitfaden unterstützt Sie
die Demografieberatung bei einer generationengerechten Umsetzung!

Was wird unter mobilem Arbeiten verstanden?

Mobile Working, mobiles Arbeiten oder auch Home-Office, ist allgemein jede Arbeit außerhalb des Büros. Egal, ob zu Hause, im Kaffeehaus, unterwegs, außerhalb von Terminen etc.
Legen Sie im Betrieb eine klare Definition fest, was Sie und Ihre Mitarbeiter*innen unter „Mobile Working“ verstehen. Besonders wichtig ist es, die gegenseitigen Erwartungen und Befürchtungen auszutauschen und offen zu diskutieren.

Welche Tätigkeiten / Aufgaben eignen sich für die Nutzung von mobilem Arbeiten und wie organisieren wir uns?

Nicht alle Tätigkeiten sind gleichermaßen geeignet um diese im mobilen Arbeiten zu erledigen. Ebenso sollten Sie festlegen ob es Termine mit fester Anwesenheitspflicht gibt und wie vorgegangen wird, wenn Mitarbeiter*innen diese nicht wahrnehmen können. Die Erwartungen hinsichtlich Produktivität und Ergebnissen sollten ebenfalls diskutiert und vereinbart werden, z.B. einen täglichen/ wöchentlichen Arbeitsbericht, Eintrag der Tätigkeiten in gemeinsame Kalender oder ähnliches.

Welche Erwartungen gibt es in Hinblick auf die Erreichbarkeit bei Mobile Working?

Mobile Working bedeutet nicht, dass Mitarbeiter*innen ab sofort rund um die Uhr erreichbar sind / sein müssen. Damit eine gute Zusammenarbeit weiterhin gewährleistet ist, müssen Betriebe fixen Zeiten der Erreichbarkeit festlegen. Zum Beispiel: Während der Kernarbeitszeit (bspw. Mo-Fr 08:00 – 16:00 Uhr) sind die Mitarbeiter*innen erreichbar und können kontaktiert werden. Außerhalb dieser Zeiten wird ein Rückruf / Antwort auf E-Mails innerhalb des nächsten Halbtags erwartet.

Welche Erwartungen gibt es in Hinblick auf die Erreichbarkeit außerhalb der Kernzeiten?

Besonders in Krisenzeiten ist es notwendig, dass die Mitarbeiter*innen trotz Mobile Working informiert bleiben. Zum Beispiel mit der Bitte, regelmäßig die Mails zu checken um über aktuelle Veränderungen / Entscheidungen Bescheid zu wissen.

Welches Medium eignen sich zur firmeninternen Kommunikation?

Neben den „Klassikern“ E-Mail, Telefon und Messenger-Diensten, ist es sinnvoll zu berücksichtigen, wie sich Teams trotz mobilem Arbeiten organisieren, zusammenarbeiten und den Überblick behalten können.

Um den Mitarbeiter*innen die Trennung von Berufs- und Privatleben zu erleichtern ist es hilfreich hierbei auf Tools zurückzugreifen, die sie in ihrem Alltag nicht oder selten verwenden.

Nützliche Tools für schriftliche Abstimmung und zum Teilen von Inhalten und Arbeitsprozessen:
– Slack
– Microsoft Teams
– Asana

Virtuelle Konferenzen sind möglich mit:
– Google Hangouts
– Skype
– GoToMeeting
– 3CX

Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung von Mobile Working?

Klären Sie ob und wann die Anwesenheit im Betrieb notwendig ist. Ebenso müssen Führungskräfte die Handhabung von Datenschutz und Dokumenten genau definieren. Dürfen Dokumente einfach mit nach Hause genommen werden? Gibt es fixe Mobile Working-Tage oder fixe Büro-Tage? Wie wird mit Originalen verfahren?

Wie soll mit einer "Kontrolle" der Aufgabenerfüllung umgegangen werden?

Bei Aufgaben, die von zuhause aus erledigt werden, haben Führungskräfte keine direkte Überprüfung des Arbeitsprozesses. Um Arbeitszeiten und Aufgabenpensum dennoch nachvollziehbar zu halten, können Mitarbeiter*innen beispielsweise eine genaue Dokumentation der Arbeitszeiten und der darin erledigten Inhalte fordern.

Weitere Fragen in diesem Zusammenhang:
Muss bei der Genehmigung angegeben werden, welche Aufgaben im Home-Office bearbeitet werden?
Ist eine Genehmigung jedes einzelnen Tages/ Anlassfalles mit mobilem Arbeiten notwendig?
Reicht eine schriftliche/ mündliche Info oder nur ein Kalendereintrag?
Wie lange vorab muss angefragt werden?

Wie werden alle Generationen im Betrieb miteinbezogen?

Die unterschiedlichen Altersgruppen im Betrieb haben auch in Bezug auf ihre Arbeitsumgebung und –gestaltung unterschiedliche Anforderungen. Hier ist es wichtig, auf die besonderen Fragen und Bedürfnisse einzugehen, denn nicht alle Mitarbeiter*innen fällt es leicht, sich auf geänderte Bedingungen und neue Arbeitsweisen einzustellen. Jüngere Mitarbeiter*innen freuen sich vielleicht über
neue Möglichkeiten der Arbeitsgestaltung, für junge Eltern stellt Mobile Working aber oft eine zusätzliche Belastung dar, für ältere wiederum kann Mobile Working eine ganz ungewohnte, neue Erfahrung darstellen, in die man sich erst einfinden muss. Deshalb sollten Führungskräfte hier immer im Bezug auf die Mitarbeiter*innen agieren, um möglichst genau auf die individuellen und generationsspezifischen Bedürfnisse Rücksicht nehmen zu können.

Die Demografieberatung ist keine Rechtsberatung. Die Umsetzung von Mobile Working muss mit den jeweiligen Arbeitsverträgen abgestimmt werden. Informationen hierzu erhalten Sie von der WKO, der AK und Ihrer Rechtsabteilung.

Während der Corona-Krise informieren die Arbeiterkammer und die Wirtschaftskammer laufend über Änderungen und Arbeitsrecht.